Manual de Uso de CuotaClub
Aprende a gestionar tu club de forma profesional. Esta guía te llevará paso a paso por todas las funcionalidades de la plataforma.
1 Crear tu club
El primer paso para empezar a usar CuotaClub es registrar tu club en la plataforma.
Haz clic en el botón "Prueba gratis" o ve directamente a cuotaclub.cl/registro.
Ingresa el nombre de tu club, el email del administrador (quien será el responsable del sistema), una contraseña segura, y selecciona el plan que mejor se ajuste a las necesidades de tu club.
Opcionalmente puedes subir el logo del club y agregar información de contacto.
Lee y acepta los Términos y Condiciones marcando la casilla correspondiente.
Recibirás un correo de bienvenida confirmando tu registro. Tu club tiene 30 días gratuitos para explorar todas las funcionalidades.
Puedes elegir cualquier plan durante el período de prueba. Al finalizar los 30 días, deberás activar tu plan para continuar usando la plataforma.
2 Configuración del club
Personaliza tu club antes de empezar a registrar socios. Accede desde el ícono ⚙️ en la esquina superior derecha o desde "Mi Club" en el menú lateral.
Datos del club
En la pestaña "Club" puedes configurar:
- Nombre del club: el nombre oficial que aparecerá en correos, informes y el portal del socio.
- Logo: sube el escudo o logotipo de tu club (formato JPG o PNG).
- Código del club: un código corto (ej: HRV, CDP) que los socios usarán para acceder al Portal del Socio.
- Cuota por defecto: el monto de la cuota mensual que se asignará automáticamente a los nuevos socios.
- Monto de inscripción: si tu club cobra una cuota de incorporación (se paga una sola vez al ingresar).
Campos personalizados de la ficha
Cada club puede activar o desactivar los campos que aparecen en la ficha de socios. Por ejemplo, un club deportivo puede no necesitar el campo "Antepasado" que sí usa un club cultural.
Usa los toggles para activar o desactivar cada campo. Los cambios se aplican inmediatamente en el formulario de creación de socios y en el Portal del Socio.
Datos bancarios del club
Configura los datos de la cuenta bancaria de tu club para que los socios puedan transferir el pago de sus cuotas. Estos datos se mostrarán en el Portal del Socio y en los mensajes de cobranza por WhatsApp.
- Titular de la cuenta
- RUT del titular
- Banco (Banco de Chile, BancoEstado, Santander, BCI, etc.)
- Tipo de cuenta (Corriente, Vista, Ahorro, RUT)
- Número de cuenta
Pagos en línea con Flow.cl
CuotaClub permite que tus socios paguen sus cuotas directamente desde el Portal del Socio usando tarjeta de crédito, débito o transferencia bancaria, gracias a la integración con Flow.cl.
Para activar esta funcionalidad, primero debes crear una cuenta en Flow.cl (ver Capítulo 10).
Gestión de la directiva
En la pestaña "Directiva" puedes agregar a los miembros de la directiva de tu club (presidente, tesorero, secretario) para que también puedan acceder al sistema con sus propias credenciales.
1. Ingresa el nombre, rol (presidente, tesorero, secretario) y email del miembro.
2. Haz clic en "Invitar al sistema".
3. El miembro recibirá un correo con instrucciones para crear su contraseña.
4. Una vez que acepte la invitación, podrá iniciar sesión y gestionar el club según su rol.
Todos los miembros de la directiva pueden ver los mismos datos del club. La diferencia es que solo el administrador puede modificar la configuración del club y gestionar la directiva.
Carga masiva de socios desde Excel
Si ya tienes un listado de socios en una planilla, puedes importarlos masivamente en la pestaña "Importar":
Haz clic en "Descargar plantilla Excel" para obtener el archivo con las columnas correctas.
Llena los datos de cada socio en una fila. Los campos obligatorios son: nombre y apellido paterno. El RUN es opcional pero recomendado (sin RUN, el socio no podrá acceder al Portal del Socio).
Selecciona el archivo y el sistema mostrará una vista previa con validación: socios válidos (verde), sin RUN (amarillo), con errores o duplicados (rojo).
Haz clic en "Importar" para cargar los socios válidos al sistema. Los duplicados (por RUN o nombre) se saltan automáticamente.
Los socios sin RUN podrán ser gestionados en el sistema pero no podrán acceder al Portal del Socio hasta que se complete su RUN.
Activación del plan
Al finalizar el período de prueba de 30 días, deberás activar un plan para continuar usando CuotaClub. Existen dos formas de pago:
1. Al vencer tu período de prueba, selecciona un plan (Básico, Estándar o Pro).
2. Haz clic en "Pagar con Flow".
3. Completa el pago con tarjeta de crédito, débito o transferencia bancaria.
4. Tu plan se activa automáticamente y recibirás un correo de confirmación.
1. Selecciona un plan y el sistema generará un código de pago único (ej: CC-2026-HRV-EST-4X9K).
2. Realiza la transferencia a la cuenta de CuotaClub indicando el código de pago como referencia.
3. Envía el comprobante de pago a pagos@cuotaclub.cl.
4. Nuestro equipo verificará el pago en un plazo máximo de 48 horas hábiles y activará tu plan.
5. Recibirás un correo de confirmación cuando tu plan esté activo.
Si no activas tu plan dentro de los 30 días posteriores al vencimiento del período de prueba, tu cuenta entrará en modo de solo lectura. Después de 60 días sin activación, la cuenta será bloqueada. A los 90 días, los datos podrán ser eliminados permanentemente.
3 Gestión de socios
Registra, edita y administra los miembros de tu club desde la sección "Socios".
Crear un nuevo socio
Haz clic en el botón "+ Socio" en la barra superior o en "+ Agregar" en la página de socios.
Completa el formulario con los datos del socio:
- Datos obligatorios: nombre, apellido paterno, RUN, categoría y cuota mensual.
- Datos opcionales: teléfono, email, dirección, fecha de nacimiento, profesión, estado civil, foto, etc. (según los campos activos en la configuración del club).
- Saldo inicial: si el socio ingresa al club con deuda de meses anteriores, indica el monto aquí. El sistema generará automáticamente los meses pendientes hacia atrás.
- N° de libro: el número correlativo del registro oficial del club.
Editar un socio
En el listado de socios, haz clic en los tres puntos ⋯ de la fila del socio y selecciona "Editar". Se abrirá el formulario con los datos actuales del socio que podrás modificar.
Eliminar o desactivar un socio
Para desactivar un socio (sin borrar sus datos), haz clic en los tres puntos ⋯ y selecciona "Desactivar". El socio pasará a la sección "Inactivos" y podrá ser reactivado en cualquier momento.
Los socios desactivados no se cuentan para el límite de socios del plan ni aparecen en las listas de deudores.
Foto de perfil
Tanto desde el formulario de edición de la directiva como desde el Portal del Socio, se puede subir una fotografía de perfil. La imagen se comprime automáticamente a 400x400 píxeles para optimizar el almacenamiento.
4 Registro de pagos
Registra los pagos de cuotas mensuales e inscripciones de tus socios.
Pago de cuotas mensuales
1. Ve a "Registrar Pago" en el menú lateral.
2. Busca al socio por nombre, apellido o RUN.
3. Ingresa el monto pagado, la fecha y el método de pago (efectivo, transferencia, etc.).
4. El sistema mostrará automáticamente cómo se distribuye el monto en los meses pendientes (prorrateo).
5. Haz clic en "Registrar pago".
Pago de inscripción
Si tu club cobra una cuota de incorporación, selecciona "Inscripción" en el tipo de pago. El monto se precarga con el valor configurado en Mi Club y se registra como un pago único, sin prorrateo mensual.
Prorrateo automático
Cuando un socio paga un monto que cubre más de un mes, el sistema distribuye automáticamente el pago desde el mes más atrasado hacia el más reciente.
Ejemplo: Si un socio tiene cuota de $5.000 y paga $15.000, el sistema asigna $5.000 a cada uno de los 3 meses más atrasados.
También puedes registrar un pago directamente desde la tabla de Deudores haciendo clic en el botón verde ✓ de cada socio. El formulario se precarga con los datos del socio y su deuda total.
La cuota del mes actual se considera pendiente a partir del día 5. Si un socio paga entre el 1 y el 4 del mes, ese mes aún no se cuenta como deuda.
5 Ingresos por eventos
Registra ingresos extraordinarios como eventos, rifas, donaciones y actividades especiales.
Los ingresos por eventos son independientes de las cuotas de socios. Se registran por separado y se reflejan en los informes financieros.
1. Ve a "Ingreso por Evento" en el menú lateral.
2. Haz clic en "+ Agregar evento".
3. Ingresa la fecha, descripción del evento y el monto recaudado.
4. El ingreso quedará registrado y visible en el historial con filtro por mes.
Debajo del formulario verás el Historial de ingresos con un filtro por mes y el total del período seleccionado. Puedes eliminar un registro haciendo clic en el botón rojo de la fila.
6 Registro de gastos
Lleva el control de todos los egresos de tu club: arriendo, servicios, eventos, compras, etc.
1. Ve a "Gastos" en el menú lateral.
2. Haz clic en "+ Registrar gasto".
3. Ingresa la fecha, concepto del gasto y el monto.
4. El gasto quedará registrado en el historial y se restará del balance en los informes.
El historial de gastos funciona igual que el de ingresos: tiene filtro por mes, total del período y opción de eliminar registros.
7 Caja y reportes financieros
Visualiza el estado financiero de tu club con gráficos, tablas y reportes descargables.
Dashboard financiero
En la sección "Caja / Resumen" encontrarás un dashboard interactivo con:
- Tarjetas resumen: total de ingresos por cuotas, ingresos por eventos, gastos y balance neto.
- Gráfico de barras: comparativa mensual de ingresos (cuotas + eventos) vs gastos.
- Gráfico de dona: distribución de las fuentes de ingreso.
- Gráfico de línea: evolución del balance acumulado mes a mes.
Puedes filtrar por período: últimos 3, 6 o 12 meses, año actual o todo el historial.
Informe PDF de rendición de cuentas
Genera un informe mensual en PDF profesional para presentar a la directiva o asamblea del club:
1. En "Caja / Resumen", haz clic en "Generar informe PDF".
2. Selecciona el mes y año del informe.
3. Ingresa el saldo bancario al cierre del mes (para referencia).
4. Opcionalmente, agrega el nombre del responsable que firma el informe.
5. El PDF incluirá: resumen de ingresos, egresos, saldo, y un gráfico comparativo de los últimos 5 meses.
Exportar a Excel
Desde la sección "Exportar Excel" puedes descargar el listado completo de socios con todos sus datos en formato .xlsx. Útil para respaldos, reportes externos o análisis en planillas.
8 Deudores y cobranza
Identifica socios con cuotas pendientes y envía recordatorios de pago.
Lista de deudores
En la sección "Deudores" verás todos los socios con cuotas pendientes, ordenados por nivel de deuda. Puedes filtrar por:
- Todos — muestra todos los deudores.
- Crítico — socios con 6 o más meses de deuda.
- +3 meses — socios con 3 a 5 meses de deuda.
- +1 mes — socios con 1 a 2 meses de deuda.
Desde cada fila puedes:
- Enviar un WhatsApp de cobranza personalizado (botón naranja).
- Registrar un pago directamente (botón verde ✓).
Cobranza masiva por email
En la sección "Cobranza Email" puedes enviar un correo de recordatorio a varios socios a la vez:
1. Selecciona el filtro de meses de deuda (1 mes, 2 meses, 3 meses, etc.).
2. El sistema generará un solo correo con todos los socios del filtro en CCO (copia oculta), para resguardar la privacidad.
3. El correo incluye el código del club para que los socios accedan al Portal del Socio y verifiquen su estado de cuenta.
4. Se abrirá Gmail con el correo prellenado — solo debes hacer clic en Enviar.
Cobranza personalizada por WhatsApp
Desde la tabla de deudores, haz clic en el botón naranja de WhatsApp de cada socio. Se abrirá WhatsApp con un mensaje personalizado que incluye:
- El nombre del socio y la cantidad de cuotas pendientes.
- El monto total de la deuda.
- Los datos bancarios del club para transferencia (si están configurados).
- El nombre del club firmando el mensaje.
9 Portal del Socio
Los socios de tu club pueden acceder a su información personal, estado de cuenta y pagar sus cuotas en línea desde el Portal del Socio.
Acceso del socio
El Portal del Socio está disponible en cuotaclub.cl/app. Para ingresar, el socio necesita:
- Código del club: el código corto que configuraste en Mi Club (ej: HRV).
- RUN: sin puntos, con guión (ej: 12345678-9).
- PIN: por defecto son los últimos 4 dígitos del RUN. El socio puede cambiarlo desde el portal.
Desde el portal, el socio puede:
- Ver sus datos personales y editarlos (teléfono, email, dirección, foto, etc.).
- Consultar su estado de cuenta: meses pagados, meses pendientes y deuda total.
- Ver los datos bancarios del club para hacer transferencias.
- Pagar sus cuotas en línea con tarjeta, débito o transferencia (si el club tiene Flow habilitado).
- Cambiar su PIN de acceso.
Si un socio olvida su PIN, puede contactar al Secretario del club por WhatsApp. El secretario puede restablecer el PIN a los últimos 4 dígitos del RUN desde la ficha del socio en el sistema.
Para que un socio pueda acceder al portal, debe tener su RUN registrado en el sistema. Los socios sin RUN verán un mensaje indicando que deben completar su ficha.
Pago en línea de cuotas desde el portal
Si el club tiene habilitada la integración con Flow.cl (ver Capítulo 10), el socio verá un botón "Pagar en línea" en su portal. Este botón le permite pagar una o más cuotas pendientes sin necesidad de hacer una transferencia manual.
1. El socio ingresa al Portal del Socio con su RUN y PIN.
2. En la sección de estado de cuenta, hace clic en "Pagar en línea".
3. Se abre la plataforma de Flow.cl con el monto a pagar precargado.
4. El socio elige su método de pago: tarjeta de crédito, débito (Webpay) o transferencia bancaria.
5. Una vez confirmado el pago, Flow notifica a CuotaClub y el pago queda registrado automáticamente en el historial del socio.
El pago en línea tiene un recargo que cubre las comisiones de las plataformas: CuotaClub 3% + IVA y Flow 3.19% + IVA. El monto total con recargos se muestra al socio antes de confirmar el pago. Se recomienda configurar el valor de la cuota del club considerando este recargo (ver Capítulo 10).
10 Configurar Flow.cl para pagos en línea
Permite que tus socios paguen sus cuotas directamente desde el Portal del Socio con tarjeta, débito o transferencia bancaria.
CuotaClub se integra con Flow.cl, la principal plataforma de pagos en línea de Chile, para que los socios puedan pagar sus cuotas de forma segura y automática.
¿Cómo crear tu cuenta en Flow.cl?
Mira este video tutorial que te guiará paso a paso en la creación de tu cuenta de Flow:
Pasos para la integración con CuotaClub
Regístrate en www.flow.cl con los datos de tu club o tu organización. Necesitarás RUT, cuenta bancaria y datos del representante legal.
Una vez creada tu cuenta, ve a Configuración → Mis Datos en Flow y copia tu ApiKey y SecretKey.
En CuotaClub, ve a Mi Club → pestaña Club → Pagos en línea para socios y haz clic en "Activar pagos en línea".
Una vez activado, tus socios verán un botón "Pagar en línea" en el Portal del Socio. Los pagos se procesan por Flow y se registran automáticamente en el sistema de CuotaClub.
Cada pago en línea tiene dos comisiones: Flow cobra 3.19% + IVA por transacción y CuotaClub cobra un 3% + IVA por servicio de plataforma. En total, el recargo es de aproximadamente un 6.2% + IVA (≈ 7.4% con IVA incluido) sobre el monto de la cuota. El recargo se muestra siempre al socio antes de confirmar el pago.
Al configurar el valor de la cuota mensual de tu club, te sugerimos sumar el porcentaje de recargo (aprox. 7.4% con IVA) al monto base. Por ejemplo, si la cuota real es $5.000, configúrala en $5.370 para absorber las comisiones y que el club reciba el monto completo.
11 Módulo del Secretario (Secretaría)
El módulo de Secretaría centraliza la gestión de planificación, actividades, asistencia, actas y documentos del club. Accede desde el ítem "Secretaría" en el menú lateral.
Planificación y actividades
En la pestaña "Actividades" puedes registrar y gestionar todas las actividades del club:
- Nueva actividad: asigna un título, descripción, fecha, hora y lugar. Puedes vincularla a un objetivo estratégico.
- Estados: Planificada, En curso, Completada, Cancelada.
- Fotos: adjunta hasta 3 fotos por actividad (se comprimen automáticamente).
La pestaña "Planificación" muestra los objetivos estratégicos del club con su progreso basado en las actividades asociadas.
Registro de asistencia
En la pestaña "Asistencia" puedes marcar qué socios asistieron a cada actividad. Selecciona la actividad y marca la lista de asistentes. El sistema guarda el porcentaje de asistencia por actividad.
Actas de reuniones
En la pestaña "Actas" puedes redactar y archivar actas de las reuniones de directiva o asambleas:
- Registra la fecha, tipo (directiva, asamblea ordinaria, asamblea extraordinaria) y el contenido del acta.
- Puedes subir el PDF del acta firmada para tenerlo centralizado en el sistema.
- Las actas se almacenan de forma segura y solo acceden los miembros del club.
Biblioteca Digital
En la pestaña "Biblioteca" puedes centralizar los documentos importantes del club:
1. Haz clic en "+ Agregar documento".
2. Completa el título del documento.
3. Selecciona el archivo PDF (máximo 15 MB).
4. Haz clic en "Guardar".
Los documentos guardados aparecen en el historial con su fecha de subida. Desde allí puedes descargar o eliminar cada documento.
Los socios pueden ver y descargar los documentos de la biblioteca desde el Portal del Socio, en la sección "Documentos del club".
12 Activación del plan
Activa o renueva tu plan de CuotaClub desde la sección Mi Club → Mi Plan.
Pago recurrente automático con Flow
Al activar o renovar tu plan con Flow, puedes marcar la opción "Activar pago recurrente automático". Con esta opción:
- Tu plan se renueva automáticamente cada mes sin necesidad de hacer el pago manualmente.
- Flow cobra el monto acordado en la fecha de vencimiento.
- En la sección Mi Plan verás un indicador azul confirmando que el pago recurrente está activo.
1. Ve a Mi Club → Mi Plan → Activar mi plan.
2. Selecciona el plan y período (mensual o anual).
3. Marca la casilla "Activar pago recurrente automático".
4. Haz clic en "Suscribirse con Flow" y completa el pago.
Para cancelar el pago recurrente, ve a Mi Plan y haz clic en "Cancelar suscripción". Se mostrará la dirección de contacto para gestionar la cancelación.
Pago anticipado durante el período de prueba
Durante los 30 días de prueba gratuita, puedes activar tu plan en cualquier momento sin esperar a que venza el período de prueba:
- El tiempo restante de tu prueba se suma al período pagado.
- Por ejemplo, si quedan 15 días de prueba y pagas un plan mensual, tu plan vencerá en 45 días.
1. Ve a Mi Club → Mi Plan.
2. Haz clic en "Activar mi plan".
3. Selecciona plan y método de pago.
4. El sistema calculará la nueva fecha de vencimiento sumando los días restantes.
13 Informe PDF por rango de fechas
Genera informes financieros para períodos personalizados, no limitados a un solo mes.
En Caja / Resumen → Generar Informe PDF, el selector de período permite dos modos:
Mes específico (modo predeterminado)
Selecciona un mes y año concreto. El informe incluirá todos los pagos, ingresos y gastos del mes completo.
Rango personalizado
Selecciona "Rango personalizado" en el selector de período y aparecerán dos campos de fecha:
- Desde: fecha de inicio del período.
- Hasta: fecha de cierre del período.
Para un informe del primer trimestre del año: selecciona Desde: 01/01/2026 y Hasta: 31/03/2026. El PDF incluirá todos los movimientos del trimestre.
El rango personalizado es útil para informes trimestrales, semestrales, o para períodos que no coinciden con meses calendario (ej: temporada deportiva de marzo a noviembre).
14 Comprobantes adjuntos en pagos, ingresos y gastos
Adjunta documentos PDF como respaldo de cada transacción registrada en el sistema.
Al registrar un pago, ingreso por evento o gasto, puedes adjuntar opcionalmente un comprobante en formato PDF (máximo 5 MB). Esto permite mantener un respaldo documental directamente vinculado a cada transacción.
Adjuntar comprobante al registrar un pago
1. En Registrar Pago, completa los datos del pago normalmente.
2. En el campo "📎 Adjuntar comprobante (PDF)", selecciona el archivo PDF.
3. Haz clic en "✓ Registrar pago". El comprobante se guardará junto al registro.
Ver y descargar comprobantes
En los historiales de pagos, ingresos y gastos, los registros que tienen comprobante adjunto muestran un ícono 📎. Al hacer clic, el PDF se descarga automáticamente.
El flujo es idéntico para "Ingresos por Evento" y "Gastos": completa el formulario, adjunta el PDF y guarda. El ícono 📎 aparecerá en el historial correspondiente.
El comprobante adjunto no debe superar 5 MB. Para archivos más grandes, comprímelos antes de subirlos o usa un escáner con configuración de baja resolución.